Gebruik je Learning Management System (LMS) voor meer dan alleen training en theorie. Een klant van ons tipte ons hoe hun LMS ingezet werd voor praktische ondersteuning van medewerkers, wat leidde tot snellere terugverdientijd van de investering. Ontdek hoe je met deze aanpak kennis van ervaren medewerkers kunt borgen en nieuwe medewerkers eenvoudig toegang geeft tot cruciale informatie.
Een goede tip die ik van een klant heb gekregen, is om de LMS behalve voor elearning ook te gebruiken voor praktische ondersteuning. Ze realiseerden hiermee dat ze de investering snel terugverdienden en kennis konden borgen van ervaren medewerkers. Deze klant ontdekte dat hun LMS, oorspronkelijk aangeschaft voor training, uitstekend geschikt was voor het bieden van praktische ondersteuning op de werkvloer. Dit zorgde ervoor dat de investering in het LMS veel sneller werd terugverdiend dan verwacht. Eigenlijk is dat sowieso slim: out of the box denken. Er zijn veel meer tools waar je al voor hebt betaald en die je ongetwijfeld voor andere doelstellingen kunt gebruiken! Zo heb ik ook een tijdje in de wereld van helpdesksoftware gewerkt. Een klant gebruikte zijn helpdesksoftware om te registreren wie er hun datacentrum in ging en weer naar buiten kwam. Open een ticket met foto via webcam van iemand die zich aanmeldt, sluit het ticket weer als ze zich afmelden. Super eenvoudig, meer was niet nodig en scheelde de aanschaf van een extra softwareoplossing.
Veel organisaties schaffen een LMS aan met als doel medewerkers theoretische trainingen en cursussen aan te bieden. Maar wat als je dit systeem ook inzet om medewerkers in hun dagelijkse werkzaamheden te ondersteunen? Door praktische informatie en instructies in het LMS te plaatsen, kunnen medewerkers direct toegang krijgen tot de kennis die ze nodig hebben om hun werk effectief en efficiënt uit te voeren.
Deze klant heeft bijvoorbeeld korte, duidelijke instructievideo's en interactieve modules gemaakt die specifiek gericht zijn op het gebruik en onderhoud van ingewikkelde machines. Hierdoor konden medewerkers snel de benodigde informatie opzoeken en toepassen, wat niet alleen hun prestaties verbeterde maar ook de kans op fouten en ongevallen verminderde.
Een ander groot voordeel van het gebruik van je LMS voor praktische ondersteuning is de mogelijkheid om waardevolle kennis van ervaren medewerkers te borgen. Deze medewerkers hebben vaak jarenlange ervaring en inzichten die van onschatbare waarde zijn voor de organisatie. Door hun kennis vast te leggen in het LMS, zorg je ervoor dat deze behouden blijft, zelfs als zij de organisatie verlaten.
Bijvoorbeeld, door ervaren medewerkers video's te laten maken waarin zij hun expertise delen, creëer je een rijke bron van informatie die nieuwe medewerkers helpt snel up-to-speed te komen. Dit maakt het inwerkproces veel efficiënter en vermindert de afhankelijkheid van persoonlijke begeleiding.
Een LMS dat goed is ingericht met praktische ondersteuning zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers veel eenvoudiger informatie kunnen ophalen. Dit is een enorme tijdsbesparing voor zowel de nieuwe medewerkers als hun mentoren. In plaats van constant vragen te moeten stellen, kunnen zij de benodigde informatie direct in het LMS vinden. Dit maakt het leerproces sneller en minder belastend voor alle betrokkenen. Zorg wel voor persoonlijke begeleiding door bijvoorbeeld meer de nadruk te leggen op het sociale aspect. De beste oplossing is nog altijd leren van en met personen. Maar door een goede combinatie te maken zorg je voor dubbel succes.
Een innovatieve manier om praktische informatie toegankelijk te maken, is door QR-codes te gebruiken die direct naar microlearning modules leiden.
Stap 1: Maak relevante microlearning content
Begin met het maken van korte, duidelijke video's of interactieve modules die specifiek gericht zijn op het gebruik en onderhoud van de ingewikkelde machine. Laat een ervaren medewerker met een telefoon een opname maken en de werking van de machine uitleggen. Deze opnames zijn persoonlijk en herkenbaar, en een goede telefoon of eenvoudige vlogcamera is al voldoende.
Stap 2: Plaats de content in een e-learning module
Gebruik een visuele authoringtool in je LMS, zoals TheLearning LAB, om de video's en andere content samen te voegen in korte, overzichtelijke modules. Zorg ervoor dat de modules visueel aantrekkelijk zijn met beelden, video's, animaties of infographics.
Stap 3: Genereer QR-codes
Gebruik een QR-code generator om unieke QR-codes aan te maken die linken naar de microlearning modules. Koppel deze codes eenvoudig aan de content binnen je LMS. Let op dat je een generator gebruikt die codes genereerd die altijd actief blijven. Een goede QR Code generator is Gratis QR Code. Codes die je via die site genereert blijven altijd actief. Je kunt hier ook tegen kleine vergoeding ook wat geavanceerdere codes genereren.
Stap 4. Zorg voor herkenbaarheid
Zorg voor herkenbaarheid in je aanpak. Maak een eenvoudig template, bijvoorbeeld in Canva, waarin je de QR-code kunt plaatsen. Denk aan een icoon in je eigen branding, je huisstijlkleuren, zodat direct herkenbaar is voor medewerkers. Een goede aanpak is door gebruik te maken van je digital brandportal. Ambasco kan je hiermee helpen. We verzorgen de volledige branding en zorgen er voor dat al je huisstijlelementen in een handig digital brandbook beschikbaar zijn. Plaats het beeld met de QR-code op een strategische plek op de machine of in de directe omgeving ervan. Door altijd hetzelfde symbool te gebruiken, wordt het herkenbaar voor medewerkers en hoef je niets uit te leggen. Dit zorgt ervoor dat ze snel en intuïtief de juiste informatie kunnen vinden. Door consistent hetzelfde symbool te gebruiken, maak je het eenvoudig en intuïtief voor medewerkers om de juiste informatie te vinden. Overigens hebben we het hier over een machine, maar dit kan dus ook de printer zijn, waar je via een QR code laat zien hoe je de toner vervangt of de koffiemachine waar je laat zien hoe de schoonmaakprocedure opgestart kan worden!
Stap 5: Plaats QR-codes op strategische plekken
Plaats de QR-codes op strategische plekken op de machine of in de directe omgeving ervan, zoals bedieningspanelen of onderhoudsdeuren. Gebruik hiervoor het herkenbare sjabloon zodat elke medewerker direct weet dat de QR code naar informatie leidt.
Stap 6: Monitor en evalueer
Houd bij hoe vaak de QR-codes worden gescand en welke modules het meest worden bekeken. Gebruik deze data om de effectiviteit van de content te beoordelen en verbeteringen aan te brengen waar nodig. Dit helpt je om de microlearning modules voortdurend te optimaliseren en aan te passen aan de behoeften van je medewerkers.
Het gebruik van een LMS voor elearning voor praktische ondersteuning biedt tal van voordelen die je investering snel kunnen terugverdienen. Door praktische kennis en instructies in je LMS op te nemen, maak je het voor medewerkers eenvoudiger om hun werk goed en veilig uit te voeren. Bovendien borg je de waardevolle kennis van ervaren medewerkers, wat de continuïteit en efficiëntie binnen je organisatie bevordert. Dus, overweeg hoe je jouw LMS kunt inzetten voor praktische ondersteuning en ontdek zelf de voordelen van deze slimme aanpak.
